Key Performance Indicators (KPI)

Key Performance Indicators merupakan indikator yang memberikan informasi sejauh mana seseorang telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah ditetapkan.

Pengelolaan kinerja SDM secara efektif merupakan salah satu faktor terpenting dalam kemajuan bisnis perusahaan. Pengelolaan kinerja yang efektif, mencakup proses pengukuran hasil kerja pegawai secara obyektif, yang dilakukan melalui serangkaian indikator kinerja yang tepat. Key Performance Indicators (KPI), sebagai salah satu indikator yang digunakan untuk penilaian kinerja SDM, diharapkan dapat digunakan sebagai proses pembinaan kinerja pegawai secara optimal, obyektif,  dan mampu mendorong kinerja pegawai secara berkesinambungan. Pada gilirannya, hal ini juga akan ikut membantu peningkatan kinerja bisnis perusahaan secara berkelanjutan.

KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan, dan kepuasan. 

KPI tiap-tiap unit atau organisasi, berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. KPI merupakan bagian kunci untuk mencapai suatu sasaran terukur, yang terdiri dari arahan, tolok ukur, target, serta kerangka waktu. Sebagai contoh: "meningkatkan pendapatan rata-rata per pelanggan dari 10 ribu ke 15 ribu rupiah pada akhir tahun 2008". Dalam contoh ini, 'pendapatan rata-rata per pelanggan' adalah suatu KPI.

Cara Menyusun dan Membuat KPI

KPI hendaknya disusun berdasarkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable).
KPI sebaiknya juga harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci, sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

Setelah kita merumuskan KPI untuk setiap sasaran strategis yang ada, maka tahapan berikutnya adalah menentukan angka target untuk setiap KPI. Demikianlah, misalkan untuk KPI penerimaan mahasiswa maka angka target yang dipasang misal 900 mahasiswa, sementara untuk market share misalkan angka targetnya adalah 20%, dst.

Penetapan angka target ini sebaiknya mengikuti metode SMART atau singkatan dari:

Specific      : target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus
Contoh       : “Meningkatkan penerimaan mahasiswa baru 900 per tahun…”

Measurable: dapat dikur
Contoh        : “…peningkatan  mahasiswa sejumlah 20%

Achievable  : target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai (achievable) ada nilai atau hasil peningkatan

Relevant      : target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan tugas pokok.

Time             : waktu untuk mencapai target tersebut / deadline
Contoh          : “… pada akhir semester genap”

Area Kinerja Utama (AKU) adalah bidang tanggung jawab pokok manajer SDM. Masing-masing Area Kinerja Utama (AKU) minimal memiliki satu KPI.
 

Dalam contoh di atas ada empat area kinerja utama dan masing-masing AKU memiliki 2 KPI. Jumlah total KPI sebaiknya berjumlah antara 5 s/d 10 buah. Bobot setiap KPI ditentukan. Bobot ditentukan berdasar tingkat kepentingan (prioritas) KPI dan juga sumber daya yang dialokasikan. Total bobot harus berjumlah 100.

Target ditentukan berdasar kesepakatan dan juga data pencapaian tahun sebelumnya. Penulisan angka target bisa berupa % atau nominal atau rupiah; tergantung jenis KPI-nya.

Angka skor didapat dari realisasi/target  x 100 atau juga bisa target/realisasi x 100; tergantung jenis KPI-nya, apakah KPI maximize atau KPI minimize.

Angka skor akhir didapat dari = skor x bobot KPI /100

Persiapan Penerapan KPI

Sebelum sebuah perusahaan memulai penerapan KPI sebagai pengukuran kinerja, ada 2 hal penting yang harus dipahami dulu, yaitu : Mindset tim manajemen dan sumber data.

1. Mindset Tim Manajemen.

Ketika pengukuran akan dilakukan, biasanya secara psikologis akan berdampak pada persepsi yang berbeda-beda di level manajemen menengah. antara lain beberapa hal seperti berikut :

•  Ada yang ketakutan akan perubahan karena sudah di area comfort zone.
• Merasa beban pekerjaannya bertambah, sementara dampak secara pribadi tidak ada.
• Takut kalau kebobrokan yang tertutupi selama ini, akan terlihat oleh top manajemen.
• Ada yang berpikir kenapa harus susah-susah, nanti juga hasilnya sama saja ( pesimis )
• Ada yang senang karena yakin akan terlihat bagus, karena selama ini menanggung beban tanggung jawab yang lebih banyak.
• Ada yang antusias karena merasa ada tantangan baru dan harapan akan lebih baik.
• banyak lagi ….

Solusi : Direktur atau owner harus mengajak middle manajemen untuk terlibat dalam diskusi strategi masa depan perusahaan, kemudian memaparkan visi dan misi beberapa tahun ke depan, serta peluang bagi middle manajemen untuk mendapatkan reward yang lebih. Rewards bisa berupa bonus, jabatan, fasilitas atau program remunerasi karyawan yang bagus.

2. Sumber data

Soal sumber data, seringkali merupakan kendala yang sangat mengganggu jika akan memulai menerapkan KPI. Beberapa hal yang sering mengganggu berkenaan dengan sumber data ini antara lain

• Tidak ada database tentang kinerja masa lalu.
• Kalau toh ada, database tersebut sering tidak teratur dan tidak secara berkala dikumpulkan ( misal: data biaya pengiriman januari – desember, ternyata bulan maret tidak ada )
• Software yang digunakan perusahan tidak menghasilkan bentuk laporan yang sesuai keinginan.
• Banyak pengisian data berulang-ulang di bagian admin, hingga ketika di beri perintah input data format baru sudah tidak ada waktu.
• System Operating Procedure ( SOP) tidak ada atau tidak berfungsi.
• banyak lagi…

Solusi : Mulai merencanakan membuat software ERP yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan, dan membuat program sederhana untuk kegiatan admin yang berulang-ulang dimana sering menggunakan banyak sekali file-file untuk sebuah laporan. Dalam hal ini mutlak dibutuhkan bagian IT yang bisa membuat program sederhana dari access atau berbasis web base. ( untuk ERP sebaiknya menggunakan vendor IT professional )

Jangan dulu sosialisasi penerapan KPI bila 2 hal diatas belum dilaksanakan, pasti KPI akan terkendala dan tertahan di tengah jalan, yang malah akan banyak membuang waktu dan menciptakan persepsi pesimistis pada karyawan.

Peran Atasan dalam Penerapan KPI

Secara periodik (setahun sekali), nilai KPI dihitung oleh pegawai dan atasannya. Dalam pengisian tabel KPI ini, pegawai dan atasan harus memberikan tandatangan persetujuan pada kolom yang sudah ada di lembar penilaian.

Selain itu, dalam proses pengisian itu, peran aktif dari para atasan sangat diharapkan sehingga proses pengembangan kinerja dapat berjalan dengan optimal. Diharapkan agar atasan melakukan pertemuan secara periodik (misal setiap bulan) dan mengumpulkan semua anak buahnya untuk membahas pencapaian KPI dari masing-masing staf.

Manfaat Penerapan Key Performance Indicators (KPI)

Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah :

• Kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif, spesifik, eksplisit, rinci dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai. 
• Setiap pegawai menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan. 
• Proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.
  
• Dapat dijadikan dasar untuk pemberian reward atau punishment pegawai. Dengan demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.

Contoh-contoh KPI

Contoh-contoh KPI untuk berbagai fungsi/departemen dapat dilihat pada uraian berikut.

Contoh KPI Departemen Produksi
– Jumlah produksi yang dihasilkan per shift
– Persentase jumlah produk cacat dibanding total produk yang dihasilkan

Contoh KPI Departemen Maintenance
– Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kerusakan mesin produksi

Contoh KPI Departemen Keuangan
– Jumlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan tepat waktu
– Jumlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan secara akurat

Contoh KPI Departemen Sales
– Jumlah penjualan (dalam rupiah) per salesman
– Jumlah kunjungan ke outlet penjualan per hari

Contoh KPI Departemen Produksi
– Jumlah good-employee turn-over dalam setahun
– Jumlah keluhan karyawan terhadap kecepatan pelayanan HR
– Jumlah jam pelatihan per karyawan per tahun.

Setelah serangkaian KPI dapat dirumuskan dengan baik, maka selanjutnya ditetapkan target yang hendak dicapai untuk setiap KPI yang telah disusun. Dengan model ini maka hasil skor evaluasi karyawan tinggal membandingkan target terukur yang telah ditetapkan dengan hasil aktual yang dicapai.

Demikianlah kombinasi dua komponen kunci – yakni komponen kompetensi dan komponen hasil kerja (performance) – yang mestinya dijadikan sandaran untuk proses evaluasi karyawan. Selanjutnya skor akhir dari kedua komponen diatas digabungkan untuk mendapatkan skor akhir penilaian karyawan.

Skor KPI dan kompetensi inilah yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menentukan besaran kenaikan gaji setiap karyawan atau besarnya bonus yang akan diterima. Misal yang skornya diatas 90 mendapat kenaikan gaji 10%, dan mendapat bonus sebesar 90 % gaji sebulan.